Mit der Gründung des Deutschen (Ritter-)Ordens wurden die Regeln der Augustiner übernommen. Sie bestimmten Rechte und Pflichten der Angehörigen. Darüber hinaus wurde auch der Aufbau eines Verwaltungsapparates notwendig, der die Zuständigkeiten in den Besitzungen regelte. Vorbild waren die bereits seit längerer Zeit bestehenden Ritterorden sowie die Verwaltung der weltlichen Herrscher. Grundsätzlich unterschied sich der Orden jedoch hierbei von den letzteren insofern, als daß der Hochmeister als Haupt des Ordens in einem Generalkapitel zu wählen war und seine Machtbefugnisse gesetzmäßig eingeschränkt waren. Er konnte nicht schalten und walten wie ein Herzog in seinem Land. Hier zeigten sich gewisse demokratische Ansätze in der Führungsposition.

Dem Hochmeister waren als ständiger Beraterstab fünf oberste Gebietiger und ein Prokurator zur Seite gegeben:

der Großkomtur als Vertreter des Hochmeisters und zuständig für den Ordensschatz, alle Vorräte und Magazine, Schiffe sowie Kriegsmaterial;

der Ordensmarschall, zuständig für das gesamte Kriegswesen, die Führung der Feldzüge bei Abwesenheit des Hochmeisters oder des Landmeisters, ferner für die Befestigungen, Verteidigung, Beschaffung von Waffen, Pferden und Wagen;

der Spittler, ihm oblagen die Krankenpflege, das Spitalwesen sowie die soziale Betreuung der Bedürftigen;

der Trapier sorgte für die gesamte Bekleidung;

der Treßler war verantwortlich für das Finanzwesen und die Besitzungen. Er hatte monatlich die Rechnungslegung vor dem Großkomtur und Meister vorzunehmen.

Für die Rechtsgeschäfte, Prozeßführung und besondere Verhandlungen war der Prokurator zuständig.

Unter dem Begriff Gebietiger verstehen wir auch noch den Deutschmeister, die Landmeister von Preußen und Livland sowie die Landkomture. Dem Deutschmeister unterstanden die Verwaltungsbezirke (Balleien bzw. Landkomtureien) in Deutschland. Hierzu zählten die Balleien von Altenbiesen (Belgien), Franken, Hessen, Lothringen, Sachsen, Thüringen, Utrecht (Holland) und Westfalen. Nach der Übersiedlung des Ordenshaupthauses von Venedig auf die Marienburg kamen auch die italienischen Balleien wie Apulien, Lamparten (Lombardei), Sizilien und Tuszien (Toskana) hinzu, da die Entfernung zum Haupthaus zu groß geworden war. Der Deutschmeister erhielt daraufhin die Bezeichnung Meister der Deutschen und Welschen Lande. Keinen Einfluß hatte er auf die Kammerballeien An der Etsch und im Gebirge (Bozen), Elsaß-Burgund, Koblenz und Österreich, die allein dem Hochmeister direkt unterstanden. Finanzielle Einnahmen aus diesen Balleien flossen dem Hochmeisteramt zu; die Kammerballeien waren auch Pfandobjekte für den Hochmeister. Ihm direkt unterstanden auch Preußen, Livland und die Ballei Böhmen-Mähren. Letztere war verfassungsmäßig von Preußen abhängig.

Die fünf obersten Gebietiger und der Prokurator bildeten mit dem Hochmeister eine Hausgemeinschaft, die nach der Verlegung der Ordenszentrale nach Preußen nicht mehr als solche angesprochen werden konnte, weil einige der Gebietiger zusätzlich noch in Preußen eine Komturei erhielten, wo sie sich dann aufhielten. Jede Landkomturei hatte mehrere Kommenden, die für größere Einzugsgebiete innerhalb der Ballei zuständig waren.

Das Deutsche Haus war die Verwaltungszentrale der Kommende. Dort befand sich der Komtur (Kommandant) mit dem Konvent, einem Rat von 12 Brüdern. Auch hier gab es die Aufteilung in die einzelnen Geschäftsbereiche. Die Kommende hatte ihren Spittler, Treßler, Trapier, Keller- u. Küchenmeister, Forstmeister und andere Bereichsleiter. Die Kommende (Komturei) beherbergte noch weitere Beschäftigte des Ordens. Da gab es den Priesterbruder bzw. Pfaffen, die Halbbrüder, auch Graumäntler genannt, weil sie einen grauen Mantel trugen mit einem halben Kreuz (T-Form). Sie waren nicht stimmberechtigt. Je nach Größe der Kommende wurden Diener, Knechte und Turkupolen beschäftigt. Letztere waren aus Mischehen aus den arabischen Ländern durch die Kreuzzüge als Knechte zum Orden gestoßen. 8

Jede Ballei (Landkomturei) hat unterschiedlich viele und größenmäßig ungleiche Verwaltungsbezirke (Kommenden/Komtureien), wie zum Beispiel die Ballei Franken:
 

			Ballei
			Franken
			Kommenden
Ellingen	Frankfurt/M.	Mergentheim	Nürnberg	Regensburg	Rothenburg o. T.

und weitere Kommenden

Der Konvent bestand nicht in allen Ordensniederlassungen aus den in den Statuten festgelegten zwölf Brüdern und dem Komtur. Dies richtete sich nach der Größe und dem Einfluß der einzelnen Kommenden, die selbst wieder Niederlassungen, sogenannte Filialkommenden errichteten bzw. kleinere Kommenden übernahmen oder in ihre Abhängigkeit brachten.

In die Konfraternität des Ordens wurden männliche Personen aufgenommen, die nicht Vollmitglieder waren. Auch gab es die Familiaren, dem Orden freundlich und freundschaftlich verbundene Menschen, die der Institution auf irgendeine Weise auch helfend beistanden. Dieses Familiareninstitut, seit 1220 bestehend, nahm ledige und verheiratete Personen als Familiaren auf, die weiterhin außerhalb des Ordens lebten, aber sich und ihr Vermögen unter Vorbehalt der Nutzung auf Lebenszeit dem Orden unterstellten und es ihm bei ihrem Tode vermachten. Da die Besitzungen, die eine Kommende zu verwalten hatte, mitunter weit voneinander getrennt lagen, waren Gebietsüberschneidungen nicht selten. 9

Das Kapitel war eine Konferenz der Gebietiger und gesondert dazu berufener Ordensbrüder. So sollten die Landmeister von Preußen und Livland je zwei geeignete Brüder mitbringen. Das Generalkapitel sollte zweimal im Jahr einberufen werden. Dazu wurden auch Würdenträger der Kirche geladen. Auf diesem Kapitel wurde die bisherige Tätigkeit des Hochmeisters geprüft und ihm die Entlastung erteilt, wenn es keine Beanstandungen gab. So gab es auch Provinzialkapitel innerhalb der Balleien.